Como o Lean Management é aplicado em gerenciamento de projetos.
Lean Management é o nome dado pelos americanos à técnica de gestão das empresas japonesas para produzir mais usando menos recursos. O ocidente só conheceu essas práticas depois que os pesquisadores Womack e Jones publicaram seus livros e estudos nos anos 90.
A partir desse ponto, lentamente, e com superação do choque cultural, algumas organizações ocidentais de manufatura passaram a adotar modelos semelhantes, inspirados nas práticas japonesas.
Na área de gerenciamento de projetos, demorou muito mais tempo para começar a surgir metodologias inspiradas no Lean Management e, atualmente, apenas uma fração das organizações adota essas técnicas.
Na área de projetos, a disciplina Lean tem, segundo minha humilde opinião, desafios para ser ensinada e disseminada, visto que descreve fluxo - mundo dinâmico, mais difícil de ser enxergado que os estáticos gráficos de Gantt e, às vezes, com regras contra-intuitivas (por exemplo: atrase as tarefas e termine o projeto mais cedo!).
Nesse artigo, pretendo expor meu ponto de vista sobre principais aplicações do Leanmanagement no gerenciamento de projetos e portfolios. Omiti, propositalmente, temas mais óbvios, já martelados até exaustão, mas que continuam válidos, tanto para processo como projeto, como por exemplo o processo de melhoria contínua e eliminação de desperdícios. Vou relacionar conceitos do Lean e as diversas abordagens de gerenciamento de projetos que influenciou.
1) Fluxo: Fazer com que o movimento de deliverables entre os membros da equipe seja constante e estável, num fluxo não turbulento, faz com que a equipe trabalhe num ritmo sustentável com grande resultado na qualidade do trabalho, eliminação dos problemas e conflitos da capacidade de recursos. A busca por esse fluxo laminar está em diversas abordagens de projetos, como no framework do Scrum onde busca-se uma cadência estável, contínua e previsível, confinando o trabalho num ciclo repetitivo de duração fixa conhecido como iteração ou sprint.
2) Sistema puxado: a organização do trabalho pelo sistema puxado faz com que o prazo dos projetos diminua. A técnica Kanban adaptada à gestão de projetos delimita uma quantidade máxima de projetos que podem existir numa determinada etapa do value stream, representada por uma coluna no quadro Kanban, fazendo com que o foco esteja em concluir atividades, não em começa-las. Já a técnica da corrente critica (CCPM) faz o mesmo movimento, defasando os projetos pelo recurso gargalo, não permitindo que o recurso gargalo trabalhe em múltiplos projetos ao mesmo tempo.
3) One piece flow: a ideia aqui é diminuir o tamanho dos projetos para melhorar o fluxo, melhorando a taxa de retorno do investimento e diminuindo o valor em risco. O conceito de MVP, produto mínimo viável, lançado pelo movimento Lean startup, está diretamente relacionado a esse conceito.
4) Gestão à vista (Simples, acessível, relevante): o modelo de Canvas faz todos trabalharem juntos para produzir o plano, concentrando apenas nos aspectos mais importantes, a alma do projeto, que fica disponível num único quadro visual e facilita ver integrações dos conceitos. Durante a execução, a equipe se reúne ao redor de quadros Kanban que mostram o estado corrente e gráficos burn down, simples de serem entendidos, mostrando desempenho e prognóstico do projeto.
5) Foco no cliente: o Lean Construction prega que o plano seja feito de trás para frente, partindo do produto final entregue para o cliente e voltando para trás, pensando quais atividades que contribuem para isso e evitando, dessa maneira, que pensemos em elementos desnecessários de escopo e que não são ligados diretamente ao que o cliente quer. O Scrum começa com um product backlog escolhido pelo cliente (o product owner). Os requisitos são escritos no formato história de usuário na perspectiva do cliente usuário.
6) Gestão distribuída, autonomia para equipes de projeto: o Scrum master, líder facilitador de um projeto que adota o framework Scrum, age removendo impedimentos para a equipe e compartilha a gestão do projeto com a equipe. O conceito de “equipes de equipes” começa a proliferar na gestão de grandes programas e portfolios. Empresas inovadoras criam novos modelos de organização por projetos, como a Spotify que criou um modelo baseado em squads.
7) Padronização de processo: novas técnicas de gestão de capital intelectual conciliam disciplina com flexibilidade. O Takt PM, a técnica que desenvolvi para gestão da execução, quebra o projeto em pacotes de serviços, podendo ser padronizados num catálogo de serviço, permitindo distribuição de projetos em redes colaborativas.
Acredito serem esses os pontos mais interessantes, mas se esqueci algum, por favor deixe sua sugestão na área de interação.
José Finocchio é consultor, autor e professor sobre os temas projetos, programas, portfólio de projetos e estratégia empresarial. É autor da Metodologia PM Canvas, disponibilizada gratuitamente para empresas e universidades (licença creative commons), tendo conquistado grande adesão entre as empresas nacionais. É autor de livros e artigos; seu livro PM Canvas: Gerenciamento de Projetos sem Burocracia é um bestseller na área de gestão.Tem se dedicado a criar uma abordagem híbrida de projetos que respeita a robustez dos practices standards do PMI e Prince e que incorpora avanços da agilidade do Lean, Scrum e Kanban.